مركز الاتصال 0138517000

الاقسام الادارية

الإتصالات الإدارية

الموقع التنظيمي:
يرتبط قسم الاتصالات الإدارية بمدير الشؤون الإدارية.
 
المهام:
•    الإشراف المباشر على أعمال الوارد والصادر.
•    تنظيم إجراءات استلام وتسليم كل ما يرد إلى الإدارة العامة من معاملات، ووثائق، ومراسلات، ومواد بريدية، ومطبوعات، ونشرات، وقيدها، وتسجيلها إلكترونيًّا، مع الحرص على عدم فض الخاصة منه والسرية إلا من الإدارة المعنية، ومن ثم عرضها على مدير الإدارة للإطلاع، وتتم إحالتها بموجب نموذج إحالة إلى المدير العام للشرح عليها، وتوجيهها إلى الإدارات المعنية بالإدارة العامة حسب الاختصاص.
•    استلام جميع المعاملات والمراسلات والخطابات الصادرة من الإدارات المعنية بالإدارة العامة وتسجيلها إلكترونيًّا، وتصديرها وإرسالها إلى الجهة المعنية خارج الإدارة العامة، وكذلك تنظيم إجراءات متابعة ما تم بشأنها مع الإدارات المعنية بشكل دوري؛ للتمكن من الرد عن أي استفسار بشأنها.
•    تنظيم إجراءات تسليم وإرسال المعاملات والمراسلات والمخاطبات وكافة المواد البريدية إلى الجهات المعنية داخل المدينة وخارجها، بالتنسيق مع مراسل وسائق مدرب ومؤهل، وكذلك تنظيم إجراءات الإرسال عن طريق القنوات الإلكترونية المختلفة مثل الفاكس والبريد الإلكتروني.
•    فهرسة، وحفظ، وتوثيق كافة الوثائق والمعاملات والمراسلات الواردة والصادرة من الإدارة العامة وإليها، وكذلك المطبوعات والنشرات الدورية والمواد البريدية الأخرى، وذلك وفق نظام يسهل العودة إليها عند الحاجة.
•    تنظيم آلية الرد على الاستفسارات والتعقيبات المتعلقة بما ورد وصدر من الإدارة العامة، وتزويد الإدارات المعنية بصور منها وفقًا للتعليمات المنظمة لذلك.
•    وضع التنظيم لملفات الإدارة العامة النشطة وغير النشطة، وكذلك حفظ الملفات المقفلة، وصيانتها من التلف بشكلها الأصلي.
•    تنظيم حركة تداول الملفات المقفلة، ومراقبة المعار منها إلى الإدارات المستفيدة للعمل على استردادها فور الانتهاء منها.
•    تنظيم آلية الرد على المراجعين، وتوجيههم عن طريق مكتب للاستعلامات تحت إشراف القسم.
•    إعداد تقارير دورية عن إنجازات القسم ومقترحات التطوير ورفعها إلى مدير الإدارة.
•     تنظيم إجراءات تدقيق ومراجعة ومتابعة إرسال واستقبال المعاملات والمخاطبات الوزارية المطلوب توقيعها من معالي الوزير أو نائبه أو الوكيل المساعد.
•     أي مهام أخرى توكل إليها حسب الاختصاص.